Wszyscy, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą, ale również i gros osób dokonujących zakupów w sieci, mieli przynajmniej raz styczność z fakturą proforma. Nie każdy natomiast wie, czym w rzeczywistości jest ten dokument i co go odróżnia od typowej faktury.
Czy faktura proforma jest ostateczna?
W języku łacińskim pro forma znaczy „tymczasowo”, dlatego raz za razem spotykamy się z określeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, tym samym nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Należy jednak zatrzymać ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma powinna być traktowana raczej jako dowód handlowy, który rodzajem zapowiedzi konkretnej oferty. Nie stanowi dowodu zrealizowania usługi czy nabycia towaru, zatem zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie wywołuje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, dlatego że dotyczy usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie została wykonana, zatem warunki transakcji w niej przedłożone mogą wciąż być zmodyfikowane.
Co winno znaleźć się na fakturze proforma?
Faktura proforma zawiera te same dane oraz wygląda podobnie jak faktura VAT, czyli:
- datę i miejsce,
- dane kontrahentów,
- nazwę usług lub towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
- informacja o wysokości uwzględnionych rabatów,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- wskazanie prognozowanej daty wykonania usługi bądź doręczenia towaru.
Taką fakturę wystawca musi oznaczyć zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Należy również pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, gdy odbiorca przeleje już przedpłatę bądź zapłaci w całości za przedmiot transakcji.